Tulisan Kita

KKP Bu Ratna

 

 

KERTAS KERJA PERSEORANGAN
(KK
P)

RENCANA KERJA PENINGKATAN KUALITAS LAYANAN KEUANGAN BERBASIS INFORMASI TEHNOLOGI (IT) SUMBER DANA PNBP PADA BAGIAN KEUANGAN BIRO ADMINISTRASI UMUM DAN KEUANGAN UNIVERSITAS DIPONEGORO TAHUN 2012

 

OLEH
Ratna Wahyu Setaningtyas

NIP. 196806241994032002

 

 

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA PENDIDIKAN

DAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN

PUSAT PENGEMBANGAN TENAGA KEPENDIDIKAN

PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN TINGKAT III ANGKATAN 4
DEPOK 2012


KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat yang diberikan sehingga Kertas Kerja Peroranga (KKP) yang berjudul “RENCANA KERJA PENINGKATAN KUALITAS LAYANAN KEUANGAN BERBASIS INFORMASI TEKNOLOGI (IT) SUMBER DANA PENDAPATAN NEGARA BUKAN PAJAK (PNBP) PADA BAGIAN KEUANGAN BIRO ADMINISTRASI UMUM DAN KEUANGAN UNDIP TAHUN 2012” dapat diselesaikan sesuai waktu yang diinginkan.

Penulisan KKP ini merupakan salah satu persyaratan yang wajib dipenuhi oleh peserta Diklat Kepemimpinan Tingkat III yang dilaksanakan oleh Pusat Pengembangan Tenaga Kependidikan (Pusbangtendik), Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Tahun 2012 yang diselenggarakan dari tanggal 12 Maret–28 April 2012 di Pusbangtendik, Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan, Jalan Raya Cinangka KM 19 Bojongsari, Depok.

Kami menyadari bahwa KKP ini tidak mungkin dapat terwujud apabila tidak ada bantuan dan partisipasi dari berbagai pihak. Oleh sebab itu, pada kesempatan ini ucapan terima kasih kami sampaikan kepada:

  1. Rektor Universitas Diponegoro  Semarang;
  2. Pembantu  Rektor II Universitas Diponegoro Semarang;
  3. Kepala Biro Adminsitrasi Umum dan Keuangan Universitas Diponegoro Semarang;
  4. Kepala Pusat Pengembangan Tenaga Kependidikan Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan yang telah memberikan kesempatan kepada kami untuk mengikuti Diklatpim III;
  5. Bapak Ir. Roos Prijobowo, MM selaku  Widyaiswara/Pembimbing;
  6. Para Widyaiswara Diklatpim III Angkatan 4 Pusbangtendik Kemdikbud;
  7. Satuan Tugas Diktat Kepemimpinan Tingkat III Angkatan  4 telah memberikan Iayanan prima kepada kami; dan
  8. Rekan-rekan  Diklatpim III Angkatan 4 yang telah memberikan sumbang saran dalam upaya penyelesaian KKP ini.

Kami menyadari bahwa KKP ini masih banyak kekurangan. Oleh karena itu, dengan hati terbuka kami menerima sumbang saran dari berbagai pihak untuk penyempurnaan KKP ini Iebih lanjut. Semoga KKP ini bermanfaat bagi kita semua. Amin.

Depok, 2 Aprill 2012


DAFTAR ISI

 

                                                                                                              Halaman

KATA PENGANTAR…………………………………………………………………………………        i

DAFTAR ISI………………………………………………………………………………………………       ii

DAFTAR TABEL  ……………………………………………………………………………………..       iii

DAFTAR GAMBAR ………………………………………………………………………………….      iv

BAB     I    PENDAHULUAN  …………………………………………………………………….       1

  1. Latar Belakang ……………………………………………………………………..       1
  2. Isu Aktual   …………………………………………………………………………..       3
  3. Lingkup Bahasan  …………………………………………………………………       6

BAB     II   GAMBARAN KEADAAN  SEKARANG……………………………………..       7

  1. VISI dan MISI………………………………………………………………………..       7
  2. Tugas Pokok dan Fungsi………………………………………………………..       9
  3. Tujuan dan Sasaran……………………………………………………………….     10

BAB     III    GAMBARAN KEADAAN YANG DIINGINKAN…………………………     13

  1. Tujuan dan Sasaran……………………………………………………………….     13
  2. Pengukuran Kinerja Yang Diinginkan……………………………………….     15

BAB     IV       ANALISIS LINGKUNGAN STRATEGIS DAN RENCANA KINERJA

A.    Identifikasi Kekuatan,Kelemahan,Peluanag dan Ancaman…………     20

B.    Memilih dan Menetapkan Faktor kunci Keberhasilan…………………     26

C.    Strategi dan Rencana Kegiatan………………………………………              37

BAB        V     PENUTUP………………………………………………………………     42

 

DAFTAR PUSTAKA             ……………………………………………………………………  43    

 

DAFTAR TABEL

 

TABEL 1                 Pembobotan Permasalahan Isu Aktual …………………….  5

TABEL 2                 Pengukuran Tingkat Kinerja Sekarang ……………………. 11

TABEL 3                 Rencana Kerja Tahunan ……………………………………. 14

TABEL 4                 Prosentase Capaian Sasaran Yang diinginkan …………… 16

TABEL 5                 Proses Sistim Keuangan Berbasis Online ……………….    18

TABEL 6                 Identifikasi Faktor Internal dan Eksternal …………………  21

TABEL 7                 Matriks Komparasi Urgensi dan Faktor Internal ………….. 27

TABEL 8                 Matriks Komparasi Urgensi dan Faktor Eksternal ……….   29

TABEL 9                 Evaluasi Faktor Internal dan Eksternal ……………………  31

TABEL 10               Peta Kekuatan Organisasi …………………………………   33

TABEL 11               Fomulasi Startegi SWOT ………………………………….   35

TABEL 12               Penyusunan Strategi ……………………………………….   38

TABEL 13               Rencana Kerja Terorganisasi ……………………………..   39

TABEL 14               Perkiraan Kesulitan dan Cara mengatasi ………………..    40

TABEL 15               Jadwal Kegiatan …………………………………………….  41

 

 

 


DAFTAR GAMBAR

 

Gambar 1                 Struktur Organisasi BAUK UNDIP………………10

Gambar 2                 Formulasi Kekuatan Organisasi…………………34

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


BAB I

PENDAHULUAN

  1. A.     Latar Belakang

Suatu bangsa akan berhasil dan menjadi besar apabila masyarakatnya adalah orang-orang yang berpendidikan. Oleh karena itu, pendidikan sangat diutamakan di dalam penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara. Di dalam Bab XIII Pasal 31 Undang-Undang Dasar 1945 disebutkan mengenai Pendidikan, “Tiap-tiap warga Negara berhak mendapatkan pengajaran” dan “Pemerintah Mengusahakan dan menyelenggarakan satu sistim pengajaran nasional yang diatur dengan Undang-undang”. Hal itu menegaskan bahwa peran Pemerintah di dalam dunia pendidikan adalah sangat besar.

Pada era globalisasi sekarang ini pendidikan tinggi dituntut untuk  berperan aktif dalam meningkatkan kemampuan bangsa agar dapat berpartisipasi dan bersaing dalam percaturan dunia. Untuk mencapai hal tersebut, pendidikan tinggi diarahkan agar menjadi World class university (WCU).

Sejak ditetapkannya Universitas Diponegoro sebagai salah satu institusi Badan Layanan Umum (BLU) pada tanggal 15 September 2008, maka  Universitas Diponegoro yang merupakan salah satu Institusi Badan Layanan Umum (BLU) yang ada di bawah Kementerian Pendidikan Nasional berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 23 Tahun 2005 tentang pengelolaan keuangan badan layanan umum memberikan pelayanan kepada masyarakat. Pelayanan tersebut berupa penyediaan barang dan/jasa yang dijual tanpa mengutamakan keuntungan dan dalam melakukan kegiatannya berdasarkan pada prinsip-prinsip efisiensi dan produktivitas. Sementara itu, di dalam pengelolaan keuangan, UNDIP memberikan fleksibilitas berupa keleluasaan untuk menerapkan praktek–praktek bisnis yang sehat dalam meningkatkan pelayanan kepada masyarakat.

Didalam pelaksanaan administrasi keuangan bagian keuangan BAUK UNDIP telah menerapkan prinsip-prinsip efisiensi dan produktifitas serta menerapkan praktek – praktek bisnis yang sehat untuk meningkatkan pelayanan kepada masyarakat, hal ini dapat dilihat bahwa dalam pelaksanaan adminstrasi keuangan sumber dana PNBP telah dapat digunakan secara langsung dan rekonsiliasi ke kantor perbendahaaran negara hanya dilakukan 3 bulan sekali, sedangkan untuk penerapan praktek-praktek bisnis yang sehat Universitas Diponegoro mempunyai SPBU dan Rumah Sakit Pendidikan sendiri.

Universitas Diponegoro terdiri dari 11 Fakultas dan 1 Program Pasca Sarja, Oleh karena masing – masing Fakultas dan Program pasca sarjana tidak dalam satu atap (letak fakultas yang berjauhan) maka dalam rangka kegiatan pelaksanan administrasi keuangan tidak efektif dan efisien, oleh karena itu dibuatlah suatu sistim yang bertujuan agar pelayanan yang diberikan oleh Bagian keuangan BAUK UNDIP dapat cepat, mudah, murah dan dapat dipertanggung jawabkan  sehinnga pelayanan prima dapat tercapai.

 

  1. ISU AKTUAL

Pelaksanaan pelayanan keuangan yang prima mengharuskan adanya sarana dan prasarana yang memadai sehingga mayarakat, baik mahasiswa, dosen, staf administrasi, maupun pihak lain akan merasa puas dengan pelayanan keuangan yang diberikan bagian keuangan di BAUK. Sehubungan itu, Universitas Diponegoro yang telah menjadi Badan Layanan Umum (BLU) dapat mengelola sendiri pelaksanaan sumber dana Pendapatan Negera Bukan Pajak (PNBP) meskipun tetap dilakukan rekonsiliasi dengan KPPN setiap 3 bulan sekali. Untuk dapat memberikan pelayanan maksimal kepada mahasiswa, dosen, ataupun pihak lain, BAUK telah memiliki sistem yang bisa mengakomodir proses pencairan dana. Akan tetapi, sistem akuntansi instansi dari Direktorat Jenderal Anggaran (DJA) tersebut menurut kami belum bisa memberikan pelayanan prima kepada semua pengguna. Berdasarkan gambaran tersebut, perlu dibuat sistem berbasis tehnologi informasi yang tujuannya dapat memberikan pelayanan prima kepada semua pengguna pelayanan di bagian keuangan.

Untuk mewujudkan pengelolaaan keuangan berbasis teknologi itu, ada tiga  tupoksi di bagian keuangan yang menjadi isu aktual. Ketiga tupoksi tersebut adalah (1) menyelenggarakan urusan perbendaharaan, (2) menyelenggarakan urusan pembiayaan, dan (3) menyelenggarakan pertanggungjawaban pelaksanaan anggaran. Penentuan isu aktual yang menjadi prioritas dalam Tupoksi tersebut adalah “ Menyelenggarakan urusan pembiayaan”, Ada tiga permasalahan dominan di dalam  isu aktual tersebut:

  1. Pelayanan keuangan yang tidak satu atap
  2. Belum optimalnya Pelayanan administrasi keuangan sumber dana PNBP bagian keuangan BAUK UNDIP Tahun 2011.
  3. Laporan keuangan Tahun 2011 yang tidak tepat waktu.

dan untuk dapat diselesaikan dilakukan melalui Teknik Analisis Manajemen (TAM)  dengan teknik pembobotan kriteria  Urgency (Mendesak), Seriousness (Gawat), dan Growth (bertumbuh) (USG). Skala penilaian yang digunakan mengacu pada skala Linkert (angka 1–5). Untuk lebih jelasnya penentuan isu aktual yang diprioritaskan dapat dilihat pada Tabel  1 berikut ini.

Keterangan :

U              = Urgency

S              = Seriousness

G              = Growth

Angka 5  = Menyatakan sangat mendesak/gawat/dampak

Angka 4  = Menyatakan mendesak/gawat/dampak

Angka 3  = Menyatakan cukup mendesak/gawat/dampak

Angka 2  = Menyatakan kurang mendesak/gawat/dampak

Angka 1  = Menyatakan sangat kurang mendesak/gawat/mendesak

 

 

 

Tabel 1

Pembobotan Permasalahan Isu Aktual

        No.

NILAI

 

PERMASALAHAN ISU AKTUAL

KRITERIA

(USG)

 

TOTAL

 

U

S

G

 

1.

Pelayanan keuangan yang tidak satu atap

3

4

5

11

2.

Belum optimalnya pelayanan administrasi   keuangan  sumber dana PNBP Tahun 2011

5

5

5

    

15

3.

Laporan keuangan Tahun 2011 yang tidak tepat waktu

3

3

3

9

 

Pembobotan permasalah isu aktual dengan nilai 15 ada pada permasalahan nomor 2, yaitu “belum optimalnya layanan administrasi keuangan sumber dana PNBP”. Oleh karena itu sasaran dalam penulisan kerta kerja Perorangan ini adalah “Rencana Kerja Peningkatan Kualitas Layanan Keuangan Berbasis Informasi Tehnologi (IT) Sumber Dana PNBP Pada Bagian keuangan Biro Adminsitarsi Umum Dan keuangan Universitas Diponegoro Tahun 2012”

  1. C.    Lingkup Bahasan

Berdasarkan pembobotan isu aktual yang telah dilakukan, maka dalam penulisan Kertas Kerja Perorangan (KKP) ini permasalahan yang akan di bahas adalah Belum Optimalnya Layanan Administrasi Keuangan Sumber Dana PNBP di Bagian Keuangan BAUK UNDIP.

Lokus dari penulisan kertas kerja kelompok ini adalah Universitas Diponegoro, sedangkan fokusnya adalah Bagian Keuangan Biro Administrasi Umum dan Keuangan. Sementara itu, pola pengelolaan keuangan berdasarkan pada Peraturan Pemerintah Nomor 23 Tahun 2005 tentang pengelolaan keuangan badan layanan umum.

Dengan adanya sistim on line dalam pengelolaan keuangan, maka diharapkan dapat mengakomodir semua tahapan dalam pelaksanaan anggaran yang bersumber dari PNBP sehingga semua pelayanan keuangan dapat dilakukan dari Fakultas/unit kerja masing-masing dalam waktu yang cepat, mudah, tanpa biaya, dan dapat dipertanggungjawabkan.

 

 


BAB II

GAMBARAN KEADAAN SEKARANG

 

  1. A.   VISI Dan MISI

Dalam dokumen Rencana Strategis dan Bisnis (RSB) Universitas Diponegoro, ada 4 (empat) tahapan sebagai strategi perencanaan yang telah ditetapkan dalam rencana strategis universitas Diponegoro. Keempat tehapan tersebut sebagai berikut.

  1. Tahap      I (tahun 2005–2010) untuk peningkatan kapasitas dan modernisasi
  2. Tahap      II (2010–2015)      untuk peningkatan pelayanan
  3. Tahap      III (2015–2020)      untuk peningkatan daya saing regional
  4. Tahap      IV (2020–2025) untuk peningkatan daya saing internasional

Untuk merealisasi tahap demi tahap strategi perencanaan yang sudah ditetapkan itu, perlu komitmen seluruh unsur yang ada,  baik mahasiswa, dosen,  tenaga adminsitrasi maupun alumni. Semuanya harus  bahu membahu dan bekerja sama untuk mewujudkan  cita-cita Universitas Diponegoro yang  tercermin dalam Visi, Misi, dan Tujuan Universitas Diponegoro.

Tahun 2007 yang merupakan tahun emas Universitas Diponegoro, telah ditetapkan VISI universitas sebagai berikut.

Visi Undip adalah :

Undip menjadi Universitas Riset yang unggul pada tahun 2020

 

 

 

Untuk mencapai visi tersebut tata kelola keuangan UNDIP harus lebih fleksibel, transparan, dan akuntabel.

Visi yang telah ditetapkan itu dituangkan dalam bentuk misi universitas yang mencakup Tri Dharma Perguruan Tinggi dengan memperhatikan paradigma baru pendidikan Tinggi. Misi tersebut adalah sebagai berikut.

  1. Meningkatkan kualitas dan kuantitas pendidikan sehingga menghasilkan lulusan yang mempunyai keunggulan kompetitif/komparatif  secara internasional dan berkontribusi pada pengembangan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni.
  2. Meningkatkan kualitas dan kuantitas penelitian, publikasi serta kepemilikan Hak Atas Kekayaan Intelektual sebagai upaya pengembangan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni dengan mengedepankan budaya dan sumber daya lokal.
  3. Meningkatkan kualitas dan kuantitas pengabdian kepada masyarakat sebagai upaya penerapan dan pengembangan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni.
  4. Meningkatkan profesionalitas, kapabilitas, akuntabilitas dalam tata kelola (governance) serta kemandirian  penyelenggaraan perguruan tinggi.

Selain itu, untuk mencapai visi tersebut secara bertahap UNDIP juga mempunyai tujuan sebagai berikut:

  1. menyiapkan peserta didik menjadi anggota masyarakat yang memiliki kemampuan akademik dan/ atau profesional serta siap latih sehingga dapat menerapkan, mengembangkan ilmu pengetahuan, teknologi dan/atau seni,
  2. mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan, teknologi dan/atau seni serta mengupayakan penggunaannya untuk meningkatkan taraf kehidupan masyarakat, dan
  3. mengembangkan jiwa entrepreunership pada seluruh warga kampus.
  4. meningkatkan profesionalitas, kapabilitas, akuntabilitas, dalam tata kelola (governance) serta kemandirian  penyelenggaraan perguruan tinggi.
  5. B.   Tugas Pokok Dan Fungsi

Dalam rangka  pelayanan pelaksanaan anggaran bagian keuangan Biro Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK) UNDIP berdasarkan Peraturan Menteri Pendidikan Nasonal Nomor 65 Tahun 2009 tentang Organisasi dan Tata Kerja, Bagian Keuangan Universitas Diponegoro mempunyai tugas melaksanakan urusan keuangan, dan mempunyai fungsi sebagai berikut.

  1. Menyelenggarakan urusan perbendaharan
  2. Menyelenggaranakan urusan pembiayaan
  3.  Menyelenggarakan pertanggungjawaban pelaksanaan anggaran

Sedangkan Struktur Organisassi Universitas Diponegoro adalah sebagai berikut:

 

Gambar 1

Struktur Organisasi BAUK Universitas Diponegoro

 

 

Rektor

PRI   PRII  PRIII  PRIV

 

 

 

Biro Administrasi Umum dan Keuangan

 

 

  1. Kabag.            Kabag            Kabag              Kabag                 Kabag

Akun                Kepeg.          TARKUM         Keuangan            Inventarisasi

 

 

 

                                                            SubBag. RM                        SubBag PNBP

 

 

  1. C.    Tujuan Dan Sasaran

Dalam Rangka Pelaksanaan Administrasi Keuangan Bagian Keuangan

BAUK UNDIP Melaksanakan Tugas pokok dak fungsinya sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, permasalahan yang ada dalam Tugas pokok dan fungsi pada bagian keuangan adalah dalam menyelenggarakan urusan pembiayaan isu aktual dari permasalahan tersebut adalah belum optimalnya layanan keuangan sumber dana PNBP Tahun 2012.

Sedangkan tujuan dan sasaran dari permasalahan tersebut adalah

Meningkatkan Kualitas Layanan Keuangan Berbasis Informasi Tehnologi (IT) sumber dana PNBP pada Bagian keuangan Biro Administrasi Umum dan Keuangan UNDIP Tahun 2012.

Indikator capaian yang dipergunakan untuk pengukuran tingkat kinerja pelayanan bagian keuangan BAUK  dengan kondisi sekarang sesuai dengan isu aktual dalam kertas kerja ini adalah sebagai berikut.

Tabel 2

Pengukuran Tingkat Kinerja Sekarang

 

Isu Aktual Indikator Kinerja Satuan Ukuran Kinerja Sekarang Ket.
Belum optimalnya layanan administrasi keuangan   sumber dana PNBP di bagian keuangan BAUK UNDIP Waktu   yang diperlukan untuk   melakukan   verifikasi daftar pengajuan Hari 6 BO
Indeks   Kepuasan mahasiswa dan unit Indeks 2 BO
Tingkat keakuratan data % 75% BO
  • BO = Belum Optimal

Tabel tersebut memperlihatkan bahwa waktu yang diperlukan untuk melakukan verifikasi daftar pengajuan masih cukup lama, yaitu 6 hari;  indeks kepuasan mahasiswa, dosen, dan pengguna lain adalah 25%; dan tingkat keakuratan data adalah 75%. Hal itu menggambarkan bahwa pelayanan administrasi keuangan sumber dana PNBP di bagian keuangan BAUK kami anggap masih belum optimal karena hasil kinerja ketiga indikator tersebut masih dapat ditingkatkan.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BAB III

GAMBARAN KEADAAN YANG DIINGINKAN

 

  1. A.   Tujuan dan Sasaran 

Sejak terbitnya Keputusan Menteri Keuangan Nomor 259 Tahun 2008 tanggal 15 September 2008 tentang penetapan Universitas Diponegoro pada Kementerian Pendidikan Nasional sebagai instansi pemerintah yang menerapkan pola keuangan badan pelayanan umum, maka di dalam pengelolaan keuangan berpedoman pada Peraturan Pemerintah Nomor 23 Tahun 2005 tentang pengelolaan keuangan badan pelayanan umum.  Pengelolaan keuangan badan pelayanan umum tersebut memberikan fleksibilitas dan  keleluasaan untuk menerapkan praktik–praktik bisnis yang sehat dalam rangka  meningkatkan pelayanan kepada masyarakat.  Pemberian fleksibilitas dan keleluasaan tersebut berupa fleksibilitas dan keleluasaan dalam pelaksanaan anggaran sumber dana Pendapatan Negara Bukan Pajak (PNBP).

Dalam rangka  mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan maka untuk mendapatkan pelayanan prima (cepat, mudah, murah dan akuntabel) harus didukung dengan sarana dan prasana yang ada, oleh karena itu dibuatlah sistem keuangan berbasis informasi tehnologi yang dapat mengakomodir semua pelaksanaan administrasi keuangan sumber dana PNBP.

Indikator yang hendak diukur dari keberhasilan pencapaian sasaran program dimasa yang akan datang tetap mengacu pada indikator yang digunakan dalam mengukur keberhasilan saat ini yaitu :

  1. Rata-rata kecepatan pemrosesan dokumen data pengajuan bagi mahasiswa dan dosen dan pihak lain  6 hari  diharapkan dapat dipersingkat menjadi 2 hari.
  2. Indek kepuasan mahasiswa dan dosen dan pihak lain dalam pelayanan administrasi keuangan diharapkan meningkat menjadi 100%.
  3. Tingkat keakuratan data yang semula 75% menjadi 100%.

Dari ketiga indikator kinerja tersebut, maka sasaran, program dan kegiatannya dapat dilihat dalam tabel 3 tentang Rencana Kerja Tahunan tahun 2012 berikut ini :

 

Tabel 3

Rencana Kerja Tahunan

Tahun 2012

Sasaran

Program

Kegiatan

Uraian

Indikator Kinerja

Rencana Tingkat Capaian

(Target)

 

Uraian

Indikator Kinerja

Rencana Tingkat Capaian (Target)

 

Ket
Optimalisasi Layanan administrasi   keuangan sumber dana PNBP di Biro Adminstrasi Umum dan keuangan Universitas   Diponegoro Rata-rata kecepatan pemrosesan dokumen data dukung

2 hari

Pengembangan Sistim informasi   tehnologi (IT) dalam pelaksanan administrasi keuangan sumber dana PNBP di   Bagian keuangan BAUK UNDIP Pembuatan sistim berbasis informasi tehnologi   (IT) dalam rangka pelaksanaan administsai keuangan sumber dana PNBP di bagian   keuangan BAUK UNDIP Staf yang mampu menggunakan dan menguasai   aplikasi sistim  keuangan berbasis  Informasi Tehnologi (IT)

25

Orang
Tingkat kepuasan mahasiswa , dosen dan pihak lain dalam pelayanan administrasi   keuangan

4

Jumlah Mahasiswa, dosen dan pihak lain yang menjadi   pengguna dalam pelaksanaan adminstrasi keuangan

 

 

150 Orang
Tingkat keakuratan data

100%

Tingkat pengetahuan ttg prosedur pelaksanaan administrasi keuangan sumber dana PNBP 100 %
   

    Tingkat kesediaan Jaringan Informasi   Tehnologi (IT)pada bagian keuangan BAUK UNDIP 1 Jaringan
   

    Tingkat kesediaan pengintegrasia sistem layanan keuangan berbasis IT 17 Unit

 

 

  1. Pengukuran Kinerja Yang Diinginkan

Sasaran, indikator sasaran dan rencana tingkat capaian (target)  optimalnya layanan adminstrasi keuangan sumber dana PNBP tergambar dalam tabel tentang Prosentase Pencapaian Target  di bawah ini.

 

 

 

 

 

 

 

Tabel 4

Prosentase Pencapaian Sasaran Yang Diinginkan

Sasaran

Indikator   Sasaran

Rencana   Tingkat Capaian (Target)

Realisasi

Persentase Pencapaian Rencana   Tingkat Capaian

Ket.

Optimalnya   pelayanan administrasi keuangan sumber dana PNBP di   bagian keuangan BAUK UNDIP Waktu   yang diperlukan untuk   melakukan   verifikasi daftar pengajuan

2 hari

6 hari

300%

OP

 Indeks kepuasan mahasiswa danUnit lain

4

2

50%

OP

Tingkat keakuratan data

100%

75%

75%

OP

OP= Optimal

Tabel di atas memperlihatkan bahwa dengan pengolaan keuangan berbasis on line rata-rata kecepatan pemrosesan dana PNBP yang  semula 6 hari diharapkan menjadi 2 hari, indeks kepuasan untuk mahasiswa, dosen, dan pengguna lain yang semula 2 diharapkan menjadi 4, dan tingkat keakuratan data yang semula 75 % menjadi 100%.

Dalam rangka untuk mencapai indikator sasaran tersebut maka dibuatlah sistem administrasi keuangan berbasis Informasi Tehnologi (IT) sebagai berikut:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tabel 5

Proses Sistim Pelayanan Keuangan Berbasis On Line

 

 

Gambar di atas memperlihatkan bahwa proses pelayanan pengelolaan keuangan berbasis on line akan melalui tahap-tahap berikut.

  1. Bagian Akuntansi memasukkan data  alokasi anggaran unit atau data

revisi anggaran ke bagian keuangan dan memberikan akun belanja

kepada bendahara pengeluaran sebagai dasar pagu anggaran masing-

masing unit.

  1. Bendahara Pengeluaran menerima alokasi anggaran dan mengirimkan

data alokasi kepada bendahara penerima untuk dapat  di alokasikan ke unit  unit.

  1. Bendahara Penerima mengirimkan alokasi  anggaran pada     Fakultas/Unit.
    1. Fakultas/unit menerima alokasi anggaran dari bendahara penerima, membuat surat permintaan pembayaran (SPM), dan melakukan verifikasi data dukung, kemudian mengirimkannya ke bagian keuangan.
    2. Bagian Verifikasi menerima pengajuan SPM dan data dukung dari Fakultas/Unit untuk dilakukan verifikasi data dan membuat tanda terima. Apabila terdapat kesalahan pada pengajuan, maka data tersebut akan dikembalikan ke Fakultas/Unit untuk diperbaiki, kemudian akan diteruskan ke bendahara pengeluaran jika sudah benar.
    3. Bendahara Pengeluaran akan mengeluarkan cek atau  Bilyar Giro (BG) dan dikirim ke koordinator verifikator untuk diparaf dan divalidasi lagi.
    4. Data dari Koordinator verifikator dikirim kepada Pembantu Rektor II untuk disyahkan.
    5. Data yang telah disahkan oleh Pembantu Rektor II tersebut dikirim pada Fakultas/Unit beserta cek atau BG-nya.

Kedelapan tahap-tahap tersebut diharapkan dapat meningkatkan pelayanan pengelolaan keungan di BAUK UNDIP sehingga pelayanan prima yang diharapkan dapat terwujud pada tahun 2012.

 

 

BAB IV

ANALISIS LINGKUNGAN STRATEGIS DAN RENCANA KERJA

 

  1. A.   Identifikasi Kekuatan, Kelemahan, Peluang dan Ancaman (KEKEPAN)

Dengan menggunakan analisis SWOT (Strength, Weaknesses, Opportunity, dan Threath) akan dapat diidentifikasi faktor internal dan eksternal organisasi. Adapun faktor-faktor kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman   dalam pelayanan administrasi keuangan Bagian Keuangan BAUK UNDIP adalah sebagai berikut.

Indentifikasi faktor Internal dan eksternal dapat dilihat dalam tabel 6  berikut ini :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tabel 6

Indentifikasi Faktor Internal dan Eksternal

 

FAKTOR   INTERNAL

Kekuatan (Strengths)

Kelemahan (Weaknesses)

  •   Tersedianya SDM bidang keuangan yang mampu   mengoperasikan sistem keuangan berbasis IT
    •   Belum optimalnya penerapan
SOP administrasi keuangan

  •   Belum terintegrasinya sistem pelayanan keuangan PNBP
  •   Lambatnya pertanggung jawaban keuangan
  •   Tersedianya alokasi pengembangan sistem pelayanan   keuangan pada DIPA UNDIP 2012
 
  •   Tersedianya perangkat computer yang tersambung ke   local area network (LAN)
 

FAKTOR  EKSTERNAL

Peluang (Opportunities)

Ancaman (Threats)

  •   Banyaknya pihak luar yang menjadi mitra kerja UNDIP
  •   Adanya mutasi pegawai di lingkungan UNDIP
  •   Adanya dukungan pihak Universitas dalam pengembangan   tehnologi informasi
 

  •   Jauhnya lokasi antarunit kerja lain di UNDIP

  •   Adanya tuntutan masyarakat terhadap pelayanan prima
  •   Belum meratanya kompetensi SDM operatos di luar   Bagian Keuangan

 

  1. Faktor Internal
    1. Kekuatan (Strength)

1)    Tersedianya SDM bidang keuangan yang mampu mengoperasikan sistem keuangan berbasis online

Bagian Keuangan BAUK UNDIP memiliki tenaga-tenaga yang sebanyak 39 orang dengan latar belakang pendidikan: 5. orang SLTA, 25 orang sarjanan muda,7 orang Sarjana, 2 orang Pascasarjana. SDM yang tersedia ini merupakan modal besar bagi Bagian Keuangan untuk memberikan pelayanan keuangan bagi seluruh Unit Kerja di UNDIP.

2)    Tersedianya  alokasi anggaran pengembangan sistem pelayanan keuangan pada DIPA UNDIP 2012

Pada tahun anggaran 2012 ini Bagian Keuangan UNDIP memiliki alokasi anggaran sebesar Rp 724.023.293.000 yang diantaranya digunakan untuk mengembangkan sistem pelayanan keuangan berbasisi online

3)    Tersedianya perangkat komputer yang tersambung ke Local Area Network (LAN).

Jumlah komputer yang tersedia di Bagian Keuangan UNDIP sebanyak 27 unit, 3 unit di antaranya sudah tersambung dengan LAN Universitas. Pada saat ini perangkat tersebut telah siap digunakan untuk meningkatkan pelayanan administrasi keuangan di UNDIP.

  1. Kelemahan (Weaknesses)

1). Belum optimalnya penerapan SOP administrasi keuangan

Saat ini Bagian Keuangan telah memiliki SOP pelayanan keuangan. Akan tetapi, saat ini SOP tersebut belum sepenuhnya diterapkan, terutama dalam hal waktu pemrosesan keuangan.

2). Belum terintergrasinya sistem layanan keuangan PNBP

Saat ini beberapa unit kerja yang ada di UNDIP masing-masing memiliki sistem pelayanan keuangan sendiri-sendiri. Hal ini kadang-kadang menyebabkan terjadinya ketidaksesuaian atau tumpang tindih dalam hal pelayanan keuangan sehingga mempengaruhi lamanya layanan administrasi keuangan.

3). Lambatnya pertanggungjawaban Keuangan

Pertanggungjawaban keuangan di Bagian Kekuangan BAUK UNDIP sering mengalami hambatan karena terlambatnya data dari berbagai unit yang ada di UNDIP.

  1. Faktor Eksternal
    1. Peluang (Opportunities)

1). Banyaknya pihak luar yang menjadi mitra kerja UNDIP

Saat ini UNDIP menjalin kerja sama dengan pihak luar, seperti Bank Jateng, Bank BNI, Bank Mandiri, Asuransi Bumiputera. Seluruh mitra kerja tersebut perlu mendapat pelayanan yang prima dalam hal administrasi keuangan.

2). Adanya dukungan pihak universitas  dalam pengembangan teknologi informasi

Saat ini UNDIP telah memiliki UPT Komputer untuk pengembangan teknologi informasi. Sejak lima tahun terakhir pihak Universitas memberikan perhatian yang besar terhadap pendayagunaan TI untuk meningkatkan berbagai layanan di universitas, termasuk pelayanan keuangan.

3). Adanya tuntutan masyarakat terhadap pelayanan prima

Pada saat ini pihak-pihak yang dilayani oleh UNDIP, baik dari intern kampus maupun pihak mitra UNDIP cenderung menuntut adanya peningkatan layanan, termasuk dalam hal pelayanan administrasi keuangan. Harapan peningkatan layanan tersebut berupa layanan administrasi keuangan yang lebih cepat, lebih sederhana, dan lebih murah. Hal tersebut merupakan peluang bagi Bagian Keuangan BAUK untuk dapat memberikan pelayanan yang lebih baik bagi para pelanggan.

  1. Ancaman (Threats)

1)    Adanya mutasi pegawai di lingkungan UNDIP

Bagian Kepegawaian BAUK UNDIP sering melakukan mutasi kepegawaian untuk meningkatkan kinerja staf di lingkungan UNDIP. Hal ini kadang-kadang berdampak pada terganggunya kelancaran pelayanan karena beberapa staf yang sudah kompeten di bidangnya harus menyesuaikan diri lagi di tempat yang baru. Dengan demikian, masalah ini dinilai menjadi ancaman dalam pelayanan administrasi keuangan di lingkungan UNDIP.

2)    Jauhnya lokasi antarunit kerja lain di UNDIP

Lokasi unit-unit kerja yang ada di UNDIP tersebar di beberapa tempat yang saling berjauhan dalam lingkungan kampus UNDIP Tembalang yang memiliki luas lebih dari 147 Ha. Ada lagi unit-unit lain yang berlokasi di luar Kampus Tembalang. Kondisi semacam ini dirasakan mempersulit kinerja pengelolaan keuangan karena memerlukan waktu yang cukup lama ketika  melakukan transaksi keuangan secara manual.

3)    Belum meratanya kompetensi SDM operator di luar bagian keuangan

Bagian Keuangan UNDIP sebenarnya telah memiliki tenaga operator keuangan yang memadai. Namun, di beberapa unit kerja lain tenaga operator keuangan masih dirasakan kurang. Padahal untuk menjalankan pelayanan keuangan berbasis online diperllukan SDM operator yang memiliki keterampilan merata pada setiap unit kerja yang ada.

Setelah mengetahui kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman dalam melaksanakan pengelolaan administrasi keuangan di Bagian Keuangan BAUK UNDIP, berikut ini akan dipaparkan (1) matrik urgensi kekuatan dan kelemahan (2) matrik urgensi peluang dan ancaman, (3) evaluasi faktor internal dan eksternal, (4) formulasi strategi SWOT, dan (5) posisi kekuatan organisasi. Supaya pelaksanaan program kegiatan dapat memberikan hasil yang optimal, maka perlu dicari faktor yang dapat menjadi kunci keberhasilan sebagai penentu strategi yang tepat.

  1. Memilih dan menetapkan Faktor      Kunci Keberhasilan (Evaluasi Faktor Internal dan Eksternal)
  1. 1.            Matrik Komparasi Urgensi dari Faktor Internal

Agar dapat memanfaatkan kekuatan, meminimalkan kelemahan, meningkatkan peluang, dan mengubah ancaman menjadi peluang dalam pencapaian sasaran organisasi, perlu dicari Faktor-faktor Kunci Keberhasilan (FKK). Penentuan ini dapat dilakukan dengan analisis menggunakan pendekatan SWOT.

Adapun langkah-langkahnya dalam analisis SWOT dimulai dengan menilai perbandingan tingkat urgensi setiap faktor dengan faktor lain dalam lingkungan internal dan eksternal. Total penilaian urgensi setiap faktor pada kelompok faktor internal dan eksternal dibobot berdasarkan prosentase, yang dihitung dengan menggunakan persamaan:

Dengan BF = Bobot Faktor  dan   NU = Nilai Urgen

Dari perhitungan masing-masing faktor akan ditemukan nilai Bobot Faktornya (BF), kemudian dapat dicari BF mana yang paling besar.

Tabel 7  .

Matrik Komparasi Urgensi dari Faktor Internal

 

NO

FAKTOR INTERNAL

FAKTOR YANG LEBIH URGEN

BOBOT (%)

   

a

b

c

d

e

f

TOTAL

 
   

 
I.  Kekuatan  (S)

 

 
A Tersedianya SDM bidang keuangan yang mampu mengoperasikan sistem   keuangan berbasis online

a

a

a

a

a

5

33

B Tersedianya  alokasi   anggaran pengembangan sistem pelayanan keuangan pada DIPA UNDIP 2012

a

b

b

b

b

4

27

C Tersedianya perangkat komputer yang tersambung ke Local Area   Network (LAN) UNDIP

a

b

d

c

c

2

13

   

II.  Kelemahan  (W)

D Belum optimalnya penerapan SOP administrasi keuangan

a

b

d

e

f

1

7

E Belum terintergrasinya sistem layanan keuangan PNBP

a

b

c

e

e

2

13

F Lambatnya pertanggungjawaban Keuangan

a

b

c

f

e

1

7

  TOTAL            

15

100

 

Berdasarkan Tabel 7  tersebut didapatkan bahwa faktor internal berupa  tersedianya SDM bidang keuangan yang mampu mengoperasikan sistem keuangan berbasis online dinilai  lebih urgen (33%)  dibandingkan dengan tersedianya  alokasi anggaran pengembangan sistem pelayanan keuangan pada DIPA UNDIP 2012 (27%), dan kekuatan  tersedianya perangkat komputer yang tersambung ke Local Area Network (LAN) UNDIP (13%). Sementara itu, dari faktor  kelemahan,  ternyata faktor  belum terintergrasinya sistem layanan keuangan PNBP dinilai lebih urgen (13%) dibandingkan  dengan 2 faktor lainnya, yaitu belum optimalnya penerapan SOP administrasi keuangan (7%) dan kelemahan berupa  lambatnya pertanggungjawaban Keuangan (7%).

  1. 2.            Matrik Urgensi Peluang dan Ancaman

Untuk mengetahui urgensi faktor eksternal yang mempunyai pengaruh terhadap kinerja yang diinginkan, dilakukan pembobotan faktor eksternal dengan menggunakan matriks urgensi sebagaimana tertera pada Tabel 8   berikut ini.

 

 

 

 

 

 

Tabel 8

Matrik Komparasi Urgensi dari Faktor Eksternal

 

NO

FAKTOR EKSTERNAL

FAKTOR YANG LEBIH URGEN

BOBOT (%)

   

a

b

c

d

e

f

TOTAL

 
I.  Peluang  ( 0 )

 

 
A Banyaknya pihak luar yang menjadi mitra kerja UNDIP

X

b

a

a

a

a

4

27

B Adanya dukungan pihak universitas  dalam pengembangan teknologi informasi

b

X

b

b

b

b

5

33

C Adanya tuntutan masyarakat terhadap pelayanan prima

a

b

x

d

e

c

1

7

II.  Ancaman   ( T )

 

D Adanya mutasi pegawai di lingkungan unversitas

a

b

d

X

e

f

1

7

E Jauhnya lokasi antar unit kerja lain di UNDIP

a

b

e

e

x

e

3

20

F Belum meratanya kompetensi SDM operator di luar bagian keuangan

a

b

c

f

e

x

1

7

  TOTAL

15

100

 

 

Pada Tabel 8   di atas terlihat faktor eksternal yang menjadi peluang paling urgen adalah adanya dukungan pihak universitas  dalam pengembangan teknologi informasi (33%) jika dibanding 2 peluang lain yang masing-masing berbobot 27% dan 7%.  Sementara itu, faktor eksternal yang menjadi ancaman paling urgen adalah jauhnya lokasi antar unit kerja lain di UNDIP  (20%) dibanding 2 ancaman lain yang masing-masing hanya berbobot 7 %.

3. Evaluasi Faktor Internal dan Eksternal

Setelah diketahui faktor-faktor paling urgen seperti di atas, selanjutnya dilakukan analisis Nilai Dukungan (ND)  dan Nilai Keterkaitan (NK) tiap faktor  untuk mendapatkan Total Nilai Bobot (TNB) masing-masing faktor. Hasil perhitungan TNB untuk masing- masing faktor dapat dilihat pada Tabel   berikut.

 

 

 

Tabel 9

EVALUASI FAKTOR INTERNAL   DAN EKSTERNAL

 

 


 
No
Faktor Dalam dan Faktor Luar NU BF% ND NDB

NK

NRK NBK TNB FKK

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

FAKTOR DALAM
Kekuatan (Strengths)

1

Tersedianya SDM bidang keuangan yang mampu mengoperasikan sistem   keuangan berbasis online

5

33.3

5

1.7

X

5

4

5

5

3

3

5

4

1

2

4

3.7

1.2

2.9

1

2

Tersedianya SDM bidang keuangan yang mampu mengoperasikan sistem   keuangan berbasis online

4

26.7

5

1.3

5

X

4

5

4

1

2

5

4

5

4

5

4.0

1.1

2.4

2

3

Tersedianya perangkat komputer yang tersambung ke Local Area   Network (LAN) UNDIP

2

13.3

4

0.5

4

4

X

4

4

5

5

5

5

5

2

2

4.1

0.5

1.1

3

 J u m l a h

 6.4  
 Kelemahan (Weaknesses)

4

Belum optimalnya penerapan SOP administrasi keuangan

1

6.7

3

0.2

5

5

4

x

4

5

4

5

5

1

2

2

3.8

0.3

0.5

3

5

Belum terintergrasinya sistem layanan keuangan PNBP

2

13.3

3

0.4

5

4

4

4

X

2

5

2

4

1

3

3

3.4

0.4

0.8

1

6

Lambatnya pertanggungjawaban Keuangan

1

6.7

4

0.3

3

1

5

5

2

x

4

4

5

1

5

2

3.4

0.2

0.5

2

J u m l a h

1.8

FAKTOR LUAR
 Peluang (Opportunities)

7

Banyaknya pihak luar yang menjadi mitra kerja UNDIP

4

26.7

3

0.8

3

2

5

4

5

4

x

4

4

2

4

4

3.7

1.0

1.8

2

8

Adanya dukungan pihak universitas  dalam pengembangan teknologi informasi

5

33.3

5

1.7

4

4

4

5

2

4

4

x

4

3

4

3

3.7

1.2

2.9

1

9

Adanya tuntutan masyarakat terhadap pelayanan prima

1

6.7

3

0.2

4

4

5

5

4

5

4

4

x

3

4

5

4.3

0.3

0.5

3

  J u m l a h 

5.2

 

 
Ancaman    (Threath)

10

Adanya mutasi pegawai di lingkungan unversitas

1

6.7

2

0.1

1

5

5

1

1

1

2

3

3

X

1

1

2.2

0.1

0.3

3

11

Jauhnya lokasi antar unit kerja lain di UNDIP

3

20.0

3

0.6

2

4

2

2

3

5

4

4

4

1

x

4

3.2

0.6

1.2

1

12

Belum meratanya kompetensi SDM operator di luar bagian keuangan

1

6.7

5

0.3

4

5

2

2

3

2

4

3

5

1

4

X

3.2

0.2

0.5

2

J   u m l a h

2.1

 

 

Tabel  10

Peta Kekuatan Organisasi

 

Total Nilai

1. Strengths (kekuatan)

 6.4

1. Opportunities (peluang)

5.2

2. Weaknesses kelemahan)

1.8

2. Threats (ancaman)

2.1

     Kekuatan   -  kelemahan

4.6

     Peluang –   ancaman

3.1

 

Dari evaluasi pada tabel tersebut diatas, selanjutnya dipilih (yang memiliki nilai terbesar) foktor kunci keberhasilan dan dibuat Posisi Kekuatan Organisasi sebagai berikut :

 

 

 

 

 

 

 

 

Gambar 2

Formulasi Kekuatan Organisasi

 

Berdasarkan posisi organisasi yang digambarkan dalam Peta tersebut diatas, disusun formulasi strategi yang diwujudkan dalam bentuk tabel Formulasi Strategi sebagai berikut :

 

 

 

Tabel  11

Formulasi Strategi SWOT

FAKTOR INTERNAL

Kekuatan   (Strengths) Kelemahan   (Weaknesses)
 

 

 

 

 

 

 

 

FAKTOR

EKSTERNAL

  1. 1.     Tersedianya   SDM bidang keuangan yang mampu mengoperasikan system keuangan berbasis online
  2. Tersedianya   alokasi anggaran pengembangan system pelayanan keuangan pada DIPA UNDIP 2012
  3. Tersedianya   perangkat computer yang tersambung ke local area network (LAN) UNDIP
  4.   Belum optimalnya penerapan SOP adminstrasi keuangan
  5. 2.   Belum terintegrasinya system layanan keuangan PNBP
  6.   Lambatnya pertanggung jawaban keuangan

Peluang (Opportunity)

Strategi SO

Strategi WO

  1. 1.     Banyaknya   pihak luar yang menjadi mitra kerja UNDIP
  2. Adanya   dukungan pihak Universitas dalam pengembangan tehnologi informasi
  3. Adanya   tuntutan masyarakat terhadap pelayanan prima
Daya gunakan SDM yang ada untuk menindak lanjuti   dukungan Universitas dalam pengembangan tehnologi informasi di Bagian   Keuangan BAUK UNDIP Manfaatkan dukungan pihak Universitas untuk   mengintegrasikan system layanan keuangan berbasis online

Ancaman (Threat)

Strategi ST

Strategi WT

  1.   Adanya mutasi pegawai di lingkungan Universitas
  2. 2.    Jauhnya lokasi antar unit kerja lain di   UNDIP
  3.   Belum meratanya kompetisi SDM operator di luar   bagian keuangan
Dayagunakan SDM yang kompeten di bidang keuangan   yang mampu mengoperasikan system keuangan berbasis online untuk mengatasi   jauhnya lokasi unit kerja lain di UNDIP Integrasikan sistem layanan keuangan PNBP untuk   mengatasi jauhnya lokasi antar unit kerja di UNDIP

 

 

 

 

  1. Strategi

Penyusunan strategi dilakukan dengan menggunakan pendekatan strategi matriks SWOT. Strategi ini berdasarkan pada prinsip pemberdayaan sumber daya unggulan organisasi atau faktor-faktor kunci keberhasilan organisasi. Hal tersebut dilakukan dengan cara memadukan atau mengintegrasikan dan menginteraksikan antarkekuatan kunci keberhasilan sehingga tercipta kesatuan arah dan sinergi dalam mencapai tujuan.

Formulasi strategi matriks SWOT  yang memadukan faktor keberhasilan eksternal dan internal disajikan dalam matriks pada Tabel 11

Berdasarkan hasil analisis matriks SWOT, perlu dilakukan suatu perumusan untuk mencapai sasaran. Perumusan tersebut antara lain sebagai berikut.

a)    Strategi memanfaatkan kekuatan dan peluang (SO)

Rumusan strategi ini adalah “Dayagunakan SDM yang ada untuk menindaklanjuti dukungan universitas dalam pengembangan teknologi informasi di administrasi bidang keuangan”.

b)  Strategi
mengatasi kelemahan dengan memanfaatkan peluang (WO)

Rumusan strategi ini adalah ”manfaatkan dukungan pihak universitas untuk mengintegrasikan sistem layanan keuangan berbasis online

c)   Strategi memanfaatkan kekuatan untuk mengurangi kelemahan (ST)

Rumusan strategi ini adalah “dayagunakan SDM yang kompeten di bidang keuangan yang mampu mengoperasikan sistem keuangan berbasis online”

d)   Strategi mengatasi kelemahan dan menghadapi ancaman (WT)

Rumusan strategi ini adalah ”intergrasikan sistem layanan keuangan PNBP untuk mengatasi jauhnya lokasi antar unit kerja lain di UNDIP”.

.C. Strategi dan Rencana Kegiatan

1. Perumusan dan Penetapan Strategi           

Untuk mewujudkan masing-masing strategi yang telah dirumuskan dalam matriks di atas, selanjutnya dikembangkan berbagai kegiatan yang mendukung.  Langkah-langkah kongkrit yang dilakukan secara kronologis untuk mewujudkan strategi tersebut disajikan dalam Tabel 13

 

 

 

 

 

 

 

 

Tabel 12

Penyusunan Strategi

 

Sasaran

Strategi

Kegiatan

Indikator

Optimalnya Pelayanan Administrasi Keuangan Sumber Dana   PNBP di Bagian Keuangan BAUK UNDIP

Dayagunakan   SDM yang ada untuk menindak lanjuti dukungan universitas dalam pengembangan   tehnologi informasi di Bagian Keuangan BAUK UNDIP workshop sistim jaringan berbasis online

Mengadakan Benchmarking

1 dokumen
Manfaatkan dukungan pihak universitas untuk   mengintegrasikan sistem keuangan berbasis online Mengajukan   proposal                     pembuatan   jaringan berbasis online

Pembuatan jaringan berbasis online

1 set Jaringan berbasis online
Dayagunakan SDM yang kompeten dibidang   keuangan yang mampu mengoperasikan sistem keuangan berbasis online untuk   mengatasi jauhnya lokasi unit kerja lain di UNDIP Simulasi sistem   keuangan berbasis online

Pelatihan   sistem keuangan berbasis online

 

25 orang
Integrasikan sistem layanan keuangan PNBP   untuk mengatasi jauhnya lokasi antar unit kerja lain di Undip Pengintegrasian sistem   layanan keuangan berbasis online

Memonitoring dan   evaluasi  pelaksanaan   system keuangan berbasis online

17 Unit kerja

 

  1. Penyusunan Rencana      Kerja/Kegiatan

Dari  4 (empat ) strategi yang telah disebutkan di atas, dijabarkan lebih

lanjut kedalam rencana kegiatan terkoordinasi sebagai langkah kegiatan dengan melibatkan instansi terkait yang dirasa diperlukan untuk ikut berperan guna keberhasilan dalam mencapai sasaran yang diinginkan yang telah ditetapkan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dalam tabel 13 berikut ini :

Tabel 13

Rencana Kerja Terkoordinasi

 

No

Kegiatan

Penanggung   Jawab

Waktu   Pelaksanaan

Biaya

Target   Kinerja

1. Worshop sistem jaringan berbasis IT Kabag. Keuangan Januari Minggu I-IV 2012

PM

100%

2. Mengadakan Benchmarking Kabag. Keuangan Januari minggu IV-Feb Minggu II 2012

PM

100%

3. Pembuatan Proposal jaringan berbasis IT Kabag. Keuangan Febuari minggu   I-II 2012

PM

100%

4. Pembuatan Jaringan Berbasis IT Kabag. Keuangan Febuari minggu I   sampai dengan Maret minggu ke IV 2012

PM

100%

5. Pelatihan Sistim keuangan berbasis IT Kabag. Keuangan April minggu I   2012

PM

100%

6. Simulasi sistim keuangan berbasis IT Kabag. Keuangan April minggu ke   II – III 2012

PM

100%

7. Pengintegrasian sistim layanan keuangan   berbasis IT Kabag. Keuangan April minggu III   – IV 2012

PM

100%

8. Monitoring dan evaluasi sistim keuangan   berbasis IT Kabag. Keuangan Mei – desember   2012

PM

100%

Didalam pelaksanaan kegiatan sebagaimana tersebut tabel 14 Rencana Kerja Terkoordinasi selalu saja ada hal-hal yang diluar perkiraan menimbulkan kesulitas dan harus segera diatasi, untuk mengantisipasi kesulitan yang mungkin akan muncul maka dibuatlah strategi untuk mengatasinya yang dituangkan dalam table 15 berikut :

Tabel 14

Perkiraan Kesulitan dan Cara Mengatasinya

 

No

Perkiraan   Kesulitan yang Mungkin Muncul

Strategi Mengatasi

1. Adanya   kegiatan lain yang mendesak untuk diselesaikan

 

Reschedule   rencana kegiatan
2. Adanya substansi aplikasi keuangan yang belum terekam

 

 Dilakukan revisi   substansi aplikasi keuangan seiring dengan berjalannya aplikasi tersebut

 

Penjadwalan rencana kegiatan yang telah disusun perlu ditinjau kembali,karena tidak semua kegiatan bisa dilaksanakan sesuai rencanan secara serentak,maka penentuan kegiatan dengan prioritas tertinggi didasarkan pada pertimbangan waktu dan menurut fungsi manajemen selama satu tahun da[at dilihat pada table 16 berikut :

 

 

 

 

 

Tabel 15

Jadwal Kegiatan

 

No

Program   Kegiatan

Tahun 2012

Ket

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

1.

Worshop sistem jaringan berbasis IT

2.

Mengadakan Benchmarking

3.

Pembuatan Proposal jaringan berbasis IT

ü

4.

Pembuatan Jaringan Berbasis IT

5.

Pelatihan Sistim keuangan berbasis IT

6.

Simulasi sistim keuangan berbasis IT

7.

Pengintegrasian sistim layanan keuangan   berbasis IT

8.

Monitoring dan evaluasi sistim keuangan   berbasis IT

BAGIAN V

PENUTUP

Bertolak dari uraian di Bab I sampai dengan Bab IV , maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :

  1. Pelayanan prima merupakan bagian yang amat penting dan strategi dalam suatu organisasi, karena pelayanan prima merupakan tampilan hasil kerja suatu organisasi sesuai dengan tugas pokok, visi, misi dan tujuan organisasi dalam rangka mencapai tujuan.
  2. Bagian Keuangan BAUK UNDIP merupakan bagian dari organisasi pemerintah yang tugas pokok dan fungsi melaksanakan urusan keuangan yang meliputi pembiayaan, perbendaharaan dan pertanggung jawaban pelaksanaan anggaran, juga tidak terlepas dari isu sangat mendasar yang berkaitan dengan konsepsi pelayanan prima.
  3. Berdasarkan fakta empirik, isu aktual yang berkembang adalah belum optimalnya layanan administrasi keuangan sumber dana PNBP di bagian keuangan BAUK UNDIP, hal ini dapat dillihat dari indikator kinerja yang ada sekarang meliputi rata-rata kecepatan pemrosesan dokumen daftar pengajuan , tingkat kepuasan mahasiswa, dosen dan pengguna  lain serta tingkat keakuratan data, oleh karena itu untuk menuju tercapainya pelayanan prima maka sistem keuangan berbasis IT untuk layanan administrasi keuangan sumber dana PNBP harus segera diwujudkan.

 

DAFTAR PUSTAKA

 

Cholia S, Edison, Drs. MM. 2012. “Penjelasan dan Bimbingan Penulisan  KKK” Materi Diklatpim III Angkatan ke-4 Pusbangtendik Kemdikbud.

Prijobowo, Roos, Ir, MM. 2012. “Teknik-teknik Analisis Manajemen” Materi Diklatpim III Angkatan ke-4 Pusbangtendik Kemdikbud.

_______, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 tentang Pendidikan Nasional.

________, 2008. Isu Aktual Sesuai Tema, Modul Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat III. Lembaga Administrasi Negara-Republik Indonesia

________, 2008. Muatan Teknis Subtantif Lembaga, Modul Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat III Lembaga Administrasi Negara-Republik Indonesia.

________, 2008. Teknik-teknik Analisis Manajemen, Modul Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat III, Lembaga Administrasi Negara-Republik Indonesia.

_______, 2012. Pedoman Penulisan Kertas Kerja Kelompok (KKK) Kertas Kerja Angkatan (KKA) Dan Laporan Observasi Lapangan Diklat Kepemimpinan Tingkat III. Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Pendidikan dan Penjaminan Mutu Pendidikan Pusat Pengembangan Tenaga Kependidikan.

_______, 2012. Pedoman Penulisan Kertas Kerja Perorangan (KKP) Diklat Kepemimpinan Tingkat III. Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Pendidikan dan Penjaminan Mutu Pendidikan Pusat Pengembangan Tenaga Kependidikan.

Rencana Strategis Universitas Diponegoro Tahun 2011 — 2015.

 

 

 

 

 

 

1 Komentar (+add yours?)

  1. yance
    Sep 17, 2012 @ 10:38:18

    Dapatkah kita berbagi contoh Kertas Kerja Perorangannyakah, sedang mempersiapkan diri dalam persiapan mengikuti DIKLAT PIM III di Jogjakarta pada awal november 2012, hal ini agar ada bayangan penulisannya?

    Balas

Berikan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

%d blogger menyukai ini: